Der erste Schritt, um den Erfolg eines Social Intranets sicherzustellen, besteht darin, den gewünschten Impact klar zu definieren und diesen aus der übergeordneten Unternehmensstrategie abzuleiten. Es reicht nicht aus, das Social Intranet einfach als Kommunikationstool einzuführen – es muss als wesentlicher Teil der Strategie betrachtet werden, um langfristige Veränderungen im Unternehmen zu bewirken. Welche Ziele verfolgt das Unternehmen? Soll die interne Kommunikation transparenter werden, sollen Innovationen gefördert oder das Engagement der Mitarbeitenden gesteigert werden? Der Erfolg eines Social Intranets hängt davon ab, wie gut es die Unternehmensstrategie unterstützt und zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.

Nachdem der strategische Impact definiert ist, müssen Unternehmen konkrete Outcomes festlegen, die sie durch den Einsatz des Social Intranets erreichen möchten. Dies könnten messbare Ergebnisse sein wie eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams, eine schnellere Entscheidungsfindung oder eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Es ist wichtig, diese Outcomes klar zu formulieren und regelmäßig zu überprüfen, ob das Social Intranet tatsächlich zu den gewünschten Veränderungen führt. Klare, messbare Outcomes helfen dabei, den Erfolg der Plattform zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, die gewünschten Reaktionen und die Art des Engagements der Mitarbeitenden zu definieren, also die sogenannten Outtakes. Welche Verhaltensweisen sollen die Mitarbeitenden an den Tag legen, wenn sie das Social Intranet nutzen? Soll der Fokus auf mehr Zusammenarbeit, dem Teilen von Wissen oder der Teilnahme an Diskussionen liegen? Es ist entscheidend, klare Erwartungen zu kommunizieren und diese mit den Mitarbeitenden zu teilen. Nur wenn die Mitarbeitenden verstehen, wie sie das Social Intranet nutzen sollen und welche Art von Engagement erwartet wird, kann die Plattform ihren vollen Nutzen entfalten.

Um die gewünschten Outtakes zu erzielen, müssen Unternehmen konkrete Kommunikationsmassnahmen als Output festlegen. Dazu gehören regelmäßige Ankündigungen, gezielte Kampagnen zur Nutzung bestimmter Funktionen oder die Förderung von Best Practices, um das Verhalten der Mitarbeitenden zu lenken. Diese Maßnahmen sollten sowohl Top-Down- als auch Peer-to-Peer-Kommunikation umfassen, um sicherzustellen, dass Informationen nicht nur gesendet, sondern auch aktiv diskutiert und verarbeitet werden. Beispielsweise können regelmäßige Workshops oder Trainings helfen, die Vorteile des Social Intranets zu verdeutlichen und die Mitarbeitenden zur aktiven Nutzung zu motivieren.

Eine erfolgreiche Einführung und kontinuierliche Nutzung eines Social Intranets erfordert eine sorgfältige Planung und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen. Dazu gehört die Zuweisung von Personal, das die Plattform administriert und regelmäßig pflegt, ebenso wie die Bereitstellung von Schulungen und Support für die Mitarbeitenden. Es ist wichtig, dass das Unternehmen genügend Zeit und finanzielle Mittel in die Einführung und Weiterentwicklung des Social Intranets investiert, um dessen langfristigen Erfolg sicherzustellen. Zudem sollte ein klarer Plan erstellt werden, der die verschiedenen Phasen der Implementierung und Nutzung abdeckt, um sicherzustellen, dass alle Schritte reibungslos ablaufen.

Durch diese strategische Herangehensweise wird sichergestellt, dass das Social Intranet nicht nur als technisches Werkzeug, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie eingesetzt wird. Unternehmen, die den Impact aus der Strategie ableiten, klare Outcomes definieren und die notwendigen Ressourcen bereitstellen, schaffen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche interne Kommunikation und ein langfristig engagiertes und motiviertes Team.