Martin Elbel ist Dozent für "Management der internen Kommunikation" an der Hochschule Luzern. Er arbeitete zuletzt als Director Corporate Communications bei der MedTech-Firma Medela und leitet heute Projekte im Bereich Kommunikation, Change-Management und Employee Engagement. Seine berufliche Tätigkeit begann er als Journalist und als Berater bei einer Zürcher PR-Agentur und leitete dann Kommunikationsabteilungen bei UBS, Lucerne Festival, Switzerland Global Enterprise und Swiss Re. Interne Kommunikation und Employer Branding sind ihm besonders wichtig.
Warum ist interne Kommunikation wichtig?
Eine gute interne Kommunikation informiert alle Mitarbeiter kontinuierlich und transparent über wichtige Ereignisse im Unternehmen. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie ernst genommen werden. Sie verstehen Entscheidungen des Managements besser, was in schwierigen Zeiten unangenehm sein kann. Lob und Erfolgsgeschichten motivieren die Mitarbeiter und sie werden zu authentischen und engagierten Botschaftern für das Unternehmen. Das Unternehmen kann so wertvolle Mitarbeiter an sich binden und wird interessant für gute neue Mitarbeiter. Die Reputation des Unternehmens bleibt hoch oder wächst sogar.
Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Intranet-Lösungen. Woran könnte es liegen, dass sich viele Unternehmen immer noch schwer tun eine moderne Mitarbeiterkommunikationsplattform bereitzustellen?
Das Management unterschätzt den Wert der internen Kommunikation oder es fehlt der Wille oder der Mut zu kontinuierlicher und transparenter Information. Selbst wenn diese Führungskräfte in der internen Kommunikation tätig sind, unterschätzen sie oft den Aufwand und sind sich nicht bewusst, dass gute technische Systeme die Kommunikation noch schneller und besser machen können. Schliesslich werden oft andere IT-Projekte als wichtiger erachtet, weshalb es lange dauert, bis Budgets für effiziente Mitarbeiterkommunikationsplattformen bewilligt werden.
Interne Kommunikation zu ALLEN Mitarbeitenden wird ja in vielen Unternehmen – gerade in Industriebetrieben - immer noch als «nice to have» betrachtet. Was ist deine Meinung dazu?
Wir sind in unserem Privatleben hungrig nach Informationen, nicht wahr? WhatsApp, Facebook, Linked-In, Nachrichtenplattformen: Wir besuchen diese Seiten viele Male am Tag! Und im Unternehmen, wo wir über acht Stunden am Tag arbeiten, soll das nicht gelten? Interne Kommunikation macht aus Mitarbeitern selbstdenkende Mitarbeiter - und ohne die kann heute kein Unternehmen mehr erfolgreich sein!
Inwiefern ist die Nachfrage an einer gut funktionierenden internen Kommunikation seit COVID-19 gestiegen? Kann die interne Kommunikation durch das vermehrte Arbeiten von zu Hause profitieren?
COVID-19 birgt ein enormes Unsicherheitspotenzial, das sich stark auf die Produktivität und die Qualität der Arbeit auswirken kann. Da viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, stehen keine anderen funktionierenden direkten Kanäle zur Verfügung, wie z.B. persönliche Treffen und kurze Begegnungen an der Kaffeemaschine. Früher ging man früher in den Nebenraum, um sich mit Kollegen zu unterhalten, heute möchte man sie zumindest über die Intranet-Plattform ansprechen können. Intensive, gute interne Kommunikation wird unter COVID-19 noch wichtiger, und ich habe selbst erlebt, dass sie seit COVID-19 mehr geschätzt wird.
Hat die Covid-19 Epidemie die Anforderungen an die Kommunikationskanäle verändert?
Ja, vor allem in zwei Bereichen: Top-Down-Informationen sollten noch schneller und einfacher zu finden sein, und Plattformen müssen virtuelle Treffen, den Austausch über Chats, den Dialog und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten unkompliziert machen. Nun ist der rasche Wandel von einer einfachen Informationsplattform zu einer umfassenden Kollaborationsplattform gefordert.
Was sind deiner Meinung nach die grössten Herausforderungen in der internen Kommunikation für Schweizer Unternehmen?
Das Management muss sich in die interne Kommunikation einbringen und eigenständig Maßnahmen ergreifen. Sie müssen erkennen, dass dies gute Spezialisten in der Kommunikationsabteilung erfordert und dass dialogfähige, einfach zu bedienende Systeme das gesamte Unternehmen erfolgreicher machen. Es ist hilfreich, wenn die Mitarbeitenden selbst mehr Informationen anfordern (zum Beispiel bei Mitarbeiterbefragungen), und es ist wertvoll, wenn die wenige Kommunikation, die bereits stattfindet - trotz ungünstiger Bedingungen - von guter Qualität ist und eine positive Wirkung erzielt.
Welches sind die Kriterien, die die Übereinstimmung bei der Wahl des richtigen Tools für ein Intranet bestimmen?
Für mich sind drei Kriterien von vorrangiger Bedeutung: Die Mitarbeiter sollen das Tool schnell und einfach, ohne lange Einführungszeiten, mit wenigen Grundoptionen nutzen können; das Tool muss über einfache Schnittstellen verfügen, so dass es leicht in eine bestehende IT-Umgebung integriert werden kann; es muss skalierbar sein und vom Anbieter laufend an neue Entwicklungen angepasst werden können.
Wer sind aus deiner Sicht die wichtigsten Stakeholder in einer Organisation bei der Einführung eines neuen Tools?
Die Projektleitung liegt in der Verantwortung der Kommunikationsabteilung. Sie integriert die IT und formuliert die Anforderungen. Die Kommunikationsverantwortlichen überzeugen die Geschäftsleitung (die das Budget bewilligt) und unterstützen sie bei der Schaffung einer guten internen Kommunikation. Und durch gute Geschichten wecken die Kommunikatoren bei den Mitarbeitern den Wunsch nach mehr interner Kommunikation.
